Trong thời đại ngày nay, “Chuyển đổi số” là cụm từ được nhắc đến bên cạnh các khái niệm như điện toán đám mây, big data, blockchain... và được coi như một xu hướng tất yếu trong thời kỳ cách mạng số 4.0.
Chuyển đổi số sẽ giúp tăng cường liên kết giữa các bộ phận trong một tổ chức, giữa các phòng ban có các công việc, mục tiêu liên quan, cần phải truy cập, xử lý thông tin tới nhau. Nhờ đó, mọi người có thể dễ dàng nắm bắt được thông tin mới được cập nhật trên hệ thống. Điều này sẽ giúp tăng tính minh bạch trong tổ chức và tối ưu hiệu suất làm việc tới tất cả các thành viên trong tổ chức.
Ở nước ta, trước đây với mô hình truyền thống thường lưu trữ thông tin, văn bản trên giấy và chúng được lưu trữ tại các phòng ban trên các kệ, ngăn tủ.. rất khó khăn trong việc xác định, nên khi cần thì việc tìm kiếm lại tốn rất nhiều thời gian, khó khăn.. Trước xu hướng chung của Nhà nước, các Bộ ban nghành và toàn xã hội, Công ty TNHH MTV Trắc địa Bản đồ - SAMCOM cũng đã và đang từng bước thực hiện hóa chuyển đổi số. Tuy nhiên đối với khối lượng tài liệu văn bản nhiều đã được lưu trữ từ trước đến nay, việc nhập liệu xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản lý, lưu trữ, tra cứu.. cũng gặp nhiều khó khăn nếu thực hiện thủ công. Vì vậy SAMCOM đã phát triển bộ phần mềm SCTrans (SAMCOM Transfomation) đây được coi là giải pháp hỗ trợ số hóa tài liệu, văn bản hành chính phục vụ công tác chuyển đổi số với khá nhiều ưu điểm.
Bộ phần mềm SCTrans gồm 7 module với nhiều chức năng khác nhau, từ tạo, tùy biến và quản trị bộ khung cơ sở dữ liệu (CSDL) với trường nhiều thông tin; đến nhận dạng ký tự quang học (OCR) toàn bộ văn bản đáp ứng đa yêu cầu của khách hàng và phần mềm còn cho phép xuất ra file định dạng PDF 2 lớp (PDF Searchable) cho phép người sử dụng thao tác, tùy biến và ứng dựng file đấy trong các phần mềm bên thứ 3. Ngoài ra, với giao diện được xây dựng trực quan thì việc theo dõi các tiến trình xử lý cũng giúp người dùng tránh bỏ sót các loại tài liệu và kiểm soát tài liệu được chuẩn xác, nhanh chóng hơn. 7 module của phần mềm SCTrans như sau:
Hình 1. Các module và chức năng của phần mềm SCTrans
Hình 2. Sơ đồ quy trình hoạt động của phần mềm SCTrans
Tài liệu văn bản ở dạng giấy sau khi đước số hóa chuyển đổi thành dữ liệu số, phần mềm SCTrans sẽ hỗ trợ người dùng xây dựng các trường thông tin CSDL đa mục đich bằng module SAMCOM Transformation Adnimistration
Hình 3. Tạo khung CSDL quản lý đa mục đích.
Sau khi các tệp văn bản được nhập và tạo tiến trình, module SAMCOM Transfomation Document Status Mornitoring sẽ giúp hỗ trợ ngườisử dụng quản lý các tiến tình và nắm rõ trạng thái xử lý của tài liệu tránh việc nhầm lẫn hay bỏ sót văn bản.
Hình 4. Giao diện quản lý tiến trình
Việc nhận dạng ký tự quang học (OCR) là quá trình chuyển đổi hình ảnh văn bản thành định dạng văn bản mà máy có thể đọc, nhận dạng được. Ví dụ như bạn quét một biểu mẫu hoặc biên lai, máy tính sẽ lưu bản quét đó dưới dạng tệp hình ảnh. Ta không thể sử dụng trình soạn thảo văn bản để chỉnh sửa, tìm kiếm hoặc đếm số từ trong file hình ảnh đó. Phần mềm SCTrans sau khi nhận dạng ký tự quang học OCR, module SAMCOM Transfomation Valiation sẽ giúp người dùng nhập, chỉnh sửa và gán các trường dữ liệu tương ứng và đối chiếu với tài liệu văn bản gốc giúp người dùng giảm thời gian nhập liệu và tăng năng suất lao động.
Hình 5. Nhận dạng ký tự quang học (OCR) và tiến hành nhập, sửa và dữ liệu
Đối với module SAMCOM Transfomation PDF Generator, cho phép người dùng xuất ra file PDF dạng 2 lớp, đây cũng được coi là thế mạnh của phần mềm SCTrans. Vì khi tích hợp vào phần mềm của bên thứ 3 chúng ta có thể tìm kiếm từng nội dung trong toàn bộ văn bản.
Hình 6. Định dạng file PDF 2 lớp có thể tìm kiếm
Bên cạnh ứng dụng trong công tác số hóa và nhập liệu cho các loại văn bản lưu trữ, công văn hành chính.. để lưu trữ lâu dài, phần mềm SCTrans cũng là giải pháp hiệu quả ứng dụng cho công tác nhập dữ liệu số phục vụ khâu số hóa hồ sơ địa chính, quản lý dữ liệu đất đai.
Trong thời gian tới, đội ngũ kỹ thuật của SAMCOM_Công ty TNHH MTV Trắc địa Bản đồ sẽ tiếp tục nghiên cứu để phát triển phần mềm SCTrans, xây dựng thêm các module tiện ích, có thể ứng dụng cho nhiều ngành và lĩnh lực khác có liên quan./.